Market stok sayımı adım adım

Bir markette kayıtlı stokla raftaki mal arasında zamanla fark oluşması kaçınılmazdır. Kasada yanlış ürünün okutulması, faturası sonradan gelen bir mal kabulü, kayda geçmeyen bir kırık şişe ya da raftan eksilen bir ürün; her biri küçük görünür ama birikir. Stok sayımı bu farkı ortaya çıkarır ve kayıtları gerçeğe eşitler.

Sayımın amacı yalnızca sayıyı düzeltmek değildir. Doğru yapılan bir sayım, hangi ürün gruplarında kayıp yaşadığınızı, hangi tedarikçide teslim farkı olduğunu ve hangi süreçlerinizin aksadığını da gösterir.

Ne sıklıkla sayım yapmalı?

Yıl sonu envanteri çoğu işletme için zorunlu bir adımdır; ancak yılda bir kez saymak, hataları çok geç fark etmek demektir. Pratikte iki yaklaşım birlikte kullanılır:

• Genel sayım: bütün mağazanın ya da deponun aynı gün sayılması. Genelde dönem sonlarında yapılır.
• Döngüsel sayım: her hafta belirli raflar ya da ürün grupları sayılır. Böylece mağaza kapanmadan, yıl boyunca her ürün birkaç kez sayılmış olur.

Değeri yüksek ya da kaybı sık yaşanan ürünler, örneğin sigara, alkollü içecekler, kişisel bakım ve şarküteri, döngüsel sayımda daha sık sayılmalıdır.

Sayımdan önce hazırlık

Sayımın kalitesi büyük ölçüde hazırlığa bağlıdır. Sayım gününden önce şu adımları tamamlayın:

• Bekleyen bütün mal kabullerini ve alış faturalarını sisteme işleyin.
• Tedarikçiye yapılan iadeleri ve müşteri iadelerini kaydedin.
• Bilinen fireleri, kırılan ve son kullanma tarihi geçen ürünleri kayda geçirin.
• Rafları düzenleyin: aynı ürün mümkünse tek yerde dursun, depo ve reyondaki fazlalıkları belirleyin.
• Sayım saatini seçin: mağaza kapalıyken ya da satışın en az olduğu saatte saymak farkları azaltır.
• Ekibi bölgelere ayırın ve barkod okuyucuların şarjlı, çalışır durumda olduğunu kontrol edin.

Sayım günü: adım adım

1. Sayılacak depoyu ya da mağazayı seçin ve sayımı başlatın.
2. Bölge bölge ilerleyin: bir reyonu bitirmeden diğerine geçmeyin, rafı soldan sağa, yukarıdan aşağıya sayın.
3. Her ürünü barkodundan okutun. Aynı üründen çok sayıda varsa tek tek okutmak yerine adediyle birlikte girin.
4. Tartılı ürünlerde terazi barkodunu okutun ya da miktarı kilogram olarak elle girin.
5. Bir bölge bitince, o bölgede hiç sayılmamış ürün kalıp kalmadığına bakın.
6. Büyük farkları onaylamadan önce o ürünü bir kez daha sayın; özellikle depoda ve reyonda iki yerde duran ürünlerde.
7. Kontrol bitince sayımı onaylayın ve farkları kayda geçirin.

Sayımı iki kişiyle yürütmek iyi bir alışkanlıktır: biri sayar, diğeri kontrol eder. Böylece sayım sırasında oluşan hatalar da azalır.

Rafları tek tek elden geçirdiğiniz bu gün, son kullanma tarihi yaklaşan ürünleri ve hasarlı ambalajları ayırmak için de iyi bir fırsattır. Bunları sayımdan önce fire olarak kaydederseniz, sayım farkı gerçek kayıpları daha net gösterir.

Farkları yorumlamak

Sayım sonunda her ürün için üç rakam elinizde olur: sistemdeki miktar, sayılan miktar ve aradaki fark. Fark iki yönlüdür:

• Sayım fazlası: rafta kayıttakinden fazla ürün var. Çoğu zaman kayda geçmemiş bir mal girişine ya da kasada başka bir ürünün okutulmasına işaret eder.
• Sayım noksanı: rafta kayıttakinden az ürün var. Kaydedilmemiş fire, kayıp, hırsızlık ya da yine kasada yanlış ürün okutulması olabilir.

Muhasebede bu farklar Tek Düzen Hesap Planı'nda sayım ve tesellüm fazlaları (397) ile sayım ve tesellüm noksanları (197) hesaplarında izlenir. Aynı ürün ya da ürün grubunda her sayımda noksan çıkıyorsa, sorunu tek tek sayımlarda değil, o ürünün süreçlerinde aramak gerekir: mal kabulü, raf yerleşimi ya da kasa okutması.

Endsan Market Stok ile barkodlu sayım

Endsan Market Stok'ta sayım ekranı kasanın yanındaki ekranlarla aynı düzendedir. Depoyu seçer, rafı okuyucuyla sayarsınız: her okutma ürünün sayılan miktarını bir artırır. Aynı üründen çok varsa "3*barkod" biçiminde okutmak sayımı üç artırır; terazi barkodunda barkoda gömülü kilogram okunur. Miktarı satırdaki artı ve eksi düğmeleriyle de düzeltebilirsiniz.

Sistem stoğu, sayılan miktar ve fark her satırda yan yana görünür; Sayılmadı, Sayıldı ve Fark var süzgeçleriyle kalan işi kolayca bulursunuz. Yarım kalan sayım cihazda depo başına taslak olarak saklanır. Sayımı uyguladığınızda fark stoğa işlenir; fazla ve noksan muhasebe fişine kendiliğinden yazılır.

Sayımdan sonra

• En büyük farkların listesini çıkarın ve nedenlerini ekiple konuşun.
• Fire kaydını alışkanlık haline getirin: bozulan ya da kırılan ürün o gün kaydedilsin.
• Azalan ve tükenen ürünleri kontrol edin; sayım, sipariş listesini güncellemek için iyi bir fırsattır.
• Raf etiketlerindeki fiyatların kasadaki fiyatla aynı olduğunu gözden geçirin.