Mağaza Stok Sayımı Nasıl Yapılır? Pratik Yöntemler

Mağaza stok sayımı, raftaki ve depodaki ürünlerin tek tek tartılıp veya okutulup sistemdeki kayıtlarla eşleştirilmesi işlemidir. İşletmeler bu işlemi sayım öncesi ürün hareketlerini dondurarak, sayım ekipleri kurarak ve sayım sonucundaki farkları muhasebeleştirerek yapar. Doğru bir sayım, işletmenin gerçek mal varlığını ortaya çıkarır ve vergi yükümlülüklerinin doğru hesaplanmasını sağlar.

Eksik ürünlerin nedenini bulmak, fazla alımları durdurmak ve raflardaki gerçek stok durumunu görmek için doğru sayım yöntemlerini bilmeniz gerekir. Depo düzenlemesinden sayım sonrası firelerin işlenmesine, barkodlu okutma tekniklerinden eksi stok hatalarının çözümüne kadar tüm aşamaları sahada uygulandığı biçimiyle önünüze koyuyoruz.

Sayıma başlamadan önce depoyu düzenlemek ve ürün hareketlerini (giriş-çıkış) sistemde dondurmak gerekir. Açık kalan bir irsaliye, sisteme girilmemiş bir alış faturası veya kasada bekleyen bir iade işlemi, sayım sonucunu baştan hatalı çıkarır. Depodaki fiziksel durum ile bilgisayardaki verilerin aynı başlangıç noktasında olması şarttır.

Sayıma geçmeden önce bekleyen tüm alış faturaları, sevk irsaliyeleri ve tedarikçi iadeleri sisteme kaydedilmelidir. Gün sonu (Z raporu) alınmalı ve kasadaki tüm satışlar stoktan tam olarak düşmüş olmalıdır. Eğer yolda olan veya henüz mal kabulü yapılmamış ürünler varsa, bu ürünler sayıma dahil edilmez ve faturaları da sayım sonrasına bırakılır.

Koli, paket ve adetli ürünler birbirinden ayrılmalı, aynı ürünler mağazanın veya deponun farklı köşelerine dağılmışsa tek bir alanda toplanmalıdır. Koli içindeki adetleri koli sayısıyla çarparak akıldan not etmek yerine, ürünleri aynı ölçü birimine getirmek işi hızlandırır. Hasarlı, son kullanma tarihi geçmiş veya iade edilecek ürünler için ayrı bir "karantina" alanı oluşturulmalı ve bu ürünler sağlam stoklara karıştırılmamalıdır.

Barkod okuyucu cihazlarla ürün etiketlerini stok sayım programı ekranlarına okutarak sayım yapmak, manuel listelerle çalışmaktan çok daha hızlı ve hatasızdır. Perakende sektöründe kâğıt kalemle yapılan sayımlarda stok doğruluğu ortalama %65 düzeyindeyken, barkod okutularak yapılan otomatik sistemlerde bu oran %99'un üzerine çıkar.

Endsan Market Stok ekranlarında sayım yaparken, depoyu seçip rafı okuyucuyla sayarsınız. Her okutma ürünün sayılan miktarını bir artırır. Çoklu okutmalarda "3*barkod" gibi kısayollarla toplu artırma yapabilirsiniz. Sistem stoğu ve sayım farkı ekranda yan yana görünür. Yarım kalan sayımlar cihazda taslak olarak saklanır, böylece elektrik veya internet kesintilerinde veri kaybı yaşamazsınız.

Personelin sistemdeki kayıtlı adedi görmeden, sadece rafta gördüğünü okutarak saydığı yönteme kör sayım denir. Sayım yapan kişi "Sistemde 50 tane var, rafta da 50 tane görünüyor" yanılgısına düşmez. Sadece raftaki barkodu okutur, miktar arka planda toplanır. Sayılmadı, Sayıldı ve Fark var süzgeçleri üzerinden yalnızca sorunlu ürünlere odaklanılır.

Sayım ekipleri ikişer kişi olarak bölgelere ayrılır. Biri ürünü raftan alıp fiziksel olarak sayar ve düzenler, diğeri barkod cihazıyla okutup kaydeder. Terazi barkodlu ürünlerde ise cihaz doğrudan kilogram bilgisini okur, böylece tartılı ürünlerin sayımı da standart paketli ürünler gibi hızlıca tamamlanır.

Sistemde var görünen ancak fiziken rafta bulunmayan ya da tam tersi hiç alınmamış gibi eksi bakiyeye düşen ürünler, mağazalarda en sık karşılaşılan envanter sorunudur. Bu durum genellikle mal kabul ve kasa satışları arasındaki ölçü birimi uyumsuzluklarından doğar.

Hatanın belirtisi: İşletme bunu gün sonunda alınan stok raporlarında veya perakende POS ekranındaki "stok yetersiz" uyarılarında fark eder. Ayrıca, e-ticaret sitenizde var görünen bir ürün için sipariş geldiğinde depoda ürünü bulamıyorsanız (yok satma), eksi stok sorunu yaşıyorsunuz demektir. Örneğin, 24'lü koli ile alınan bir maden suyu kasada adet olarak satıldığında, mal girişi koli barkoduyla yapılıp satış adet barkoduyla geçilmişse, koli stoğu sürekli şişerken adet stoğu eksiye düşer.

Düzeltme adımı: Mal girişi sırasında fatura üzerindeki ölçü birimi ile raftaki satış birimi aynı olmalıdır. Sayım sırasında bu tarz ürünler tespit edilip, koli içindeki adetler tekil barkodlarına göre sayılarak sisteme girilmelidir. Sayım onaylandığında, eksiye düşen adet stoğu gerçek sayıyla güncellenir ve aradaki fark muhasebeye işlenir.

İşletmeyi kapatarak yapılan genel sayım ile mağaza açıkken ürün gruplarını bölerek yapılan döngüsel sayım (cycle counting) arasında işleyiş farkı vardır. İki yöntem de farklı dönemlerde ve farklı amaçlarla kullanılır.

Tüm mağazayı kapatmak yerine, ürünlerin belirli gruplar halinde sürekli ve düzenli sayılmasına döngüsel sayım denir. Ürünleri satış hızına ve değerine göre A, B ve C gruplarına ayırmak (ABC analizi) işi kolaylaştırır. Hızlı satan veya pahalı olan A grubu ürünleri haftalık, orta hızlı B grubunu aylık, yavaş hareket eden C grubunu ise üç ayda bir sayabilirsiniz. Bu yöntem operasyonu durdurmaz ve stok hatalarına anında müdahale etmenizi sağlar.

Genellikle yılda bir veya iki kez, tüm ticari faaliyet durdurularak yapılan tam sayımlardır. Resmî kapanışlar, kurumlar vergisi beyanı ve mali tabloların netleşmesi için gereklidir. Bu sayımda deponun en ücra köşesindeki bozuk veya fire ürünler bile kayıt altına alınır.

Sayım bittikten sonra raftaki ürün ile sistemdeki ürün arasındaki fark, satış fiyatı üzerinden değil alış maliyeti üzerinden hesaplanarak gider yazılır. Satış fiyatı üzerinden hesap yapmak işletmenin kârlılık raporlarını bozar ve vergi matrahını yanlış etkiler.

Örneğin, Bursa'da 12 kişilik bir tekstil atölyesi ve perakende satış mağazası işletiyorsunuz. Sistemde 200 adet beyaz gömlek görünüyor. Fiziksel sayımda 190 adet buldunuz. Ürünün adet alış (veya üretim) maliyeti 300 TL, mağaza raf satış fiyatı ise 750 TL.

Basit ama hatalı yöntem, 10 adetlik kaybı satış fiyatı (750 TL x 10 = 7.500 TL) üzerinden zarar yazmaktır. Oysa o ürünler henüz satılmadığı için kârı realize edilmemiştir. Doğru yöntem ise fire tutarını maliyet üzerinden hesaplamaktır: 10 adet x 300 TL alış maliyeti = 3.000 TL. Bu tutar, stok değerinizden düşülür ve fire gideri olarak kaydedilir.

1. Tükenen ve azalan ürünlerin raporunu alın. Azalan sınırı ürünün en az stoğuna (örneğin 5 adet) ulaştığında sistem sizi uyarmalıdır.

2. Sayım sonrasında raf ömrü dolan, kırılan veya çalınan ürünleri belirleyin.

3. Bu ürünlerin maliyetini hesaplayıp stoktan düşün.

Fiziksel mağazanızın yanı sıra e-ticaret siteniz veya pazar yeri mağazalarınız varsa, stok sayımı sadece rafları değil tüm dijital kanalları ilgilendirir. E-ticaret sitesi ve pazar yerleri aynı stoktan beslenmeli, entegrasyon ile her satışta tüm kanallar anında güncellenmelidir.

Sayım sonrasında elde ettiğiniz net stok rakamlarını dijital kanallara aktarırken "güvenlik stoğu" bırakmak riskleri azaltır. Kanallar arası senkronizasyon gecikmelerinde iptal (yok satma) riskini önlemek için pazar yerlerine gerçek stoktan birkaç adet eksik bildirim yapılır. Mağazada son 2 adet kalan bir ürünü internette satışa kapatmak, müşteri şikâyetlerini ve pazar yeri ceza puanlarını doğrudan engeller.

Sayım fazlası ve noksanını bulduktan sonra, bu farkları muhasebe kayıtlarına doğru şekilde işlemek, mali müşavirinizle aynı rakamları konuşabilmeniz için şarttır. Fiziksel sayım uygulandığında, fark çıkan ürünler doğrudan gelir veya gider tablosuna yansımaz, öncelikle geçici hesaplarda izlenir.

Sistemdeki kayıttan fazla çıkan ürünler 397 (Sayım ve Tesellüm Fazlaları) hesabına, noksan çıkan ürünler ise 197 (Sayım ve Tesellüm Noksanları) hesabına aktarılır. Farkların nedeni araştırıldıktan sonra, bozulma veya imha gibi tutanaklı fireler 654 numaralı hesaba, nedeni belli olmayan belgesiz zayiler ise 689 numaralı hesaba yazılır. Belgesiz zayilerde, önceden indirim konusu yapılan KDV'nin de düzeltme kaydıyla iade edilmesi gerekir.

Endsan üzerinde sayımı tamamlayıp uyguladığınızda, fark stoğa anında işlenir. Fazla ve noksan tutarları yevmiye fişine kendiliğinden yazılır, böylece mali müşaviriniz ay sonunda kendi ekranından aynı kayıtlara ulaşır.

Mağaza stok sayımı, deponuzu ve raflarınızı sistem kayıtlarıyla eşitleyerek fireleri denetim altına almanızı sağlar. Döngüsel sayımlar, barkodlu okutma teknikleri ve doğru maliyet hesaplamalarıyla stok doğruluğunuzu hızlıca yükseltebilirsiniz. Eksik veya fazla ürünleri anında tespit edip, muhasebe kayıtlarınızı yasal mevzuata uygun şekilde düzenlemek işletmenizin finansal sağlığını korur.

Sayım süreçlerinizi hızlandırmak, barkod okuyucularla hatasız işlem yapmak ve farkları anında resmî deftere işlemek için Market çözümlerimizi inceleyebilir, kurulum ekibimizle hemen iletişime geçebilirsiniz.