Seri Numarası Takibi Nedir ve Nasıl Yapılır?

Seri numarası takibi, ürünlerin parti bazında değil, her birine atanan tekil ve benzersiz bir numarayla depoya girişinden müşteriye teslimine kadar izlenmesidir. Özellikle yüksek değerli ürünlerde garanti süresi, teknik servis geçmişi ve iade süreçlerinin hatasız yönetimi için zorunlu bir işlemdir. Seri numarası takibi sayesinde depodaki bir ürünün ne zaman geldiğini, kime satıldığını ve hareket geçmişini saniyeler içinde bulursunuz.

İşletmenizde kayıp kaçakları önlemenin, arızalı dönen bir cihazın gerçekten sizden çıkıp çıkmadığını doğrulamanın yollarını göreceksiniz. Doğru kurgulanmış bir sistemin depo toplama süresini nasıl düşürdüğünü, hatalı sevkiyatları nasıl engellediğini ve müşteri memnuniyetini nasıl artırdığını somut örneklerle inceleyeceğiz.

Lot takibi bir üretim bandından aynı anda çıkan ürün grubunu izlerken, seri numarası takibi o gruptaki her bir ürünü tek tek ve birbirinden bağımsız olarak izler. Bu iki kavram sahada sıkça birbirine karıştırılır; ancak kullanım amaçları ve operasyonel sonuçları tamamen farklıdır.

Gıda, ilaç veya kimya sektörlerinde aynı kazanda üretilen veya aynı tarihte paketlenen binlerce ürün tek bir lot (parti) numarası alır. Bir market rafındaki sütün bozuk çıkması durumunda, o lot numarasına sahip tüm sütler toplatılır. Lot takibi, toplu üretim hatalarını ve son kullanma tarihlerini yönetmek için kullanılır. Hangi müşteriye hangi spesifik kutunun gittiğini bilmeniz gerekmez; sadece o lotun hangi sevkiyatlarda dağıtıldığını bilmeniz yeterlidir.

Elektronik, makine, otomotiv yedek parça gibi sektörlerde ise her bir cihazın kendine ait benzersiz bir kimliği vardır. Bilgisayar, cep telefonu veya beyaz eşya satıyorsanız, elektronik ürün stok takibi yaparken lot numarası size yetmez. Aynı gün, aynı fabrikadan çıkan iki televizyonun garanti başlama tarihleri, satıldıkları müşteriler ve arıza geçmişleri farklıdır. Bu nedenle her bir televizyonun kutusundaki barkod benzersizdir.

ERP seri no takibi, malın tedarikçiden depoya girdiği andan, faturası kesilip müşteriye teslim edildiği ana kadar tüm adımların el terminalleri ve barkod okuyucularla sisteme işlenmesidir. Bu süreç manuel veri girişini ortadan kaldırır.

1. Stok kartında seri numarası takibi özelliğini aktif edin.

2. Mal kabulde tedarikçi irsaliyesi ile gelen cihazların barkodlarını terminallerle okutun.

3. Depolar arası transferlerde çıkış ve giriş işlemlerini numara bazında eşleştirin.

4. Satış anında doğru cihazı okutarak e-Fatura'ya yansımasını sağlayın.

Tedarikçiden gelen ürünler irsaliye ile rampaya yanaştığında, depo personeli el terminaliyle ürünlerin üzerindeki barkodları okutur. ERP sistemindeki stok kartlarında önceden açılmış olan ayar sayesinde, sistem genel ürün barkodunu okuduktan hemen sonra benzersiz seri numarasının da okutulmasını ister. Okutulan her numara sisteme kaydedilir ve depodaki belirli bir raf lokasyonuna atanır.

Ürünler ana depodan mağazalara veya şubelere sevk edilirken transfer fişi oluşturulur. Bu fiş oluşturulurken yine el terminalleriyle seri numaraları okutulur. Depo sayımı sırasında, sistemdeki liste ile rafta okutulan numaralar eşleştirilir. Sayım fişi onaylandığında, eksik veya fazla olan numaralar net bir şekilde raporlanır.

Müşteri ürünü satın aldığında, kasada veya sevkiyat bankosunda imei ve seri numarası okutularak stok çıkışı yapılır. Endsan gibi sistemlerde bu numara, kesilen e-Fatura'nın açıklama veya satır detayına otomatik olarak yansır. Böylece müşterinin elindeki faturada, aldığı cihazın tam kimliği yazılı olur.

Garanti takibi, satılan ürünün seri numarası üzerinden fatura tarihinin baz alınarak, cihazın yasal garanti süresi içinde olup olmadığının sistemden kontrol edilmesidir. Müşteri faturasını kaybetse bile, cihazın arkasındaki numarayı sisteme girdiğinizde tüm geçmişi görebilirsiniz.

Müşteri arızalı bir cihazla geldiğinde ilk yapılan işlem cihazın numarasını okutmaktır. Sistem bu cihazın sizden ne zaman, hangi faturayla ve kime satıldığını anında gösterir. Eğer cihaz başka bir firmadan alınmışsa veya garanti süresi dolmuşsa, personel bunu ekranda anında görür ve iade faturası veya ücretsiz servis talebini reddeder.

İşletmelerin depo ve kasalarda en sık yaptığı hata, mal çıkışında cihazın benzersiz seri numarası yerine kutunun üzerindeki genel ürün barkodunu okutmak veya elle malzeme kodu girmektir.

Belirtisi: Müşteri ürünü iadeye veya garantiye getirdiğinde, faturadaki numara ile cihazın numarası eşleşmez. Özellikle yetkili servisler bu durumu fark ettiğinde faturayı geçersiz sayar ve müşteri ile mağaza arasında ciddi krizler yaşanır. İşletme, satmadığı bir cihazı iade almak zorunda kalabilir.

Düzeltme Adımı: Yazılımınızda, elektronik ve değerli stok kartları için çıkışta seri numarası zorunlu ayarını açın. Kasa personeli veya depo görevlisi, o benzersiz numara okutulmadan irsaliye satırını kapatamamalıdır. Ayrıca elle giriş yetkisini kapatarak sadece barkod okuyucudan gelen veriyi kabul edecek bir kural tanımlayın.

Operasyonun hacmine göre işletmeler farklı kayıt yöntemleri seçer; ancak hata payını sıfıra indirmek için barkod ve el terminali entegrasyonu şarttır. Geleneksel yöntemler artan işlem hacminde her zaman açık verir.

Kadıköy'de 3 şubeli, ayda ortalama 450 cihaz satan bir cep telefonu ve aksesuar mağazası düşünün. Ortalama bir akıllı telefonun alış maliyeti 18.000 TL olsun.

Basit Yöntem: Gelen cihazların IMEI numaralarını mal kabul sırasında Excel tablosuna elle yazmak veya kopyala-yapıştır yapmak. Satış sırasında da listeden bulup silmek. Bu yöntemde satır kayması, yanlış kopyalama veya personelin aceleyle yanlış numarayı silmesi çok sıktır. Ayda sadece iki kez yanlış cihazın iade alınması veya garantiden dönmesi, işletmeye doğrudan 36.000 TL zarar yazar.

Doğru Yöntem: Endsan üzerinden mal kabulde el terminaliyle Karekod (DataMatrix) okutarak veriyi doğrudan sisteme işlemek. Karekod, küçük bir alanda ürün kodu, lot ve seri numarasını aynı anda barındırır. Terminal tek okutmada cihazı stoğa alır, ön muhasebe modülünde alış faturasıyla eşleştirir. Çıkışta da aynı işlem yapılır. Bu yöntemde hata oranı sıfırdır ve harcanan süre Excel yönteminin onda biri kadardır.

Pazaryerlerinden veya kendi sitenizden aldığınız siparişlerin paketlenmesi ve kargolanması sırasında doğru cihazın doğru müşteriye gitmesi, e-ticaret operasyonunun temelidir. API entegrasyonları bu süreci otomatikleştirir.

Trendyol, Hepsiburada veya Amazon gibi pazaryerlerinden düşen siparişler, depo ekranına yansır. Toplayıcı personel raf konumuna gider, cihazı alır ve paketleme bankosuna bırakır. Paketleme sırasında okutulan seri numarası, pazaryeri API'si üzerinden siparişle eşleşir. Sistem, okutulan cihazın e-Faturasını saniyeler içinde oluşturur ve kargo barkodunu yazıcıdan çıkarır. Fatura, cihaz numarası ve kargo etiketi tek bir akışta birleşir.

Klasik stok programları sadece deponuzda 50 adet telefon olduğunu söyler. WMS ise o 50 telefonun hangi raflarda olduğunu, hangi personelin toplayacağını ve çıkışta FIFO (İlk Giren İlk Çıkar) kuralına göre hangisinin önce sevk edilmesi gerektiğini yönetir. Stok hareketlerini izlemek ve lokasyon bazlı denetim yapmak, WMS ve ERP'nin entegre çalışmasıyla mümkündür.

Kendi ürününü üreten işletmeler, montaj bandından çıkan her mamule bir kimlik atamak zorundadır. Bu işlem, iş emri tamamlandığında otomatik olarak gerçekleşir.

Bir makine veya elektronik cihaz üretiyorsanız, sistemdeki reçete kartı üzerinden iş emri açarsınız. Atölyedeki istasyonlarda montaj tamamlandığında, üretim modülü biten her ürün için ardışık veya belirlediğiniz bir kurala göre yeni bir seri numarası üretir. Bu numaralar anında etiket yazıcısına gönderilir. Cihazın üzerine yapıştırılan bu etiket, ürünün hammadde girişinden itibaren geçirdiği tüm operasyonların, kim tarafından monte edildiğinin ve kalite kontrol testlerinin anahtarı olur.

Seri numarası takibi, yüksek değerli ve garantili ürünler satan işletmeler için bir seçenek değil, operasyonel bir zorunluluktur. Excel tablolarıyla veya manuel girişlerle yürütülen süreçler, hatalı iadeler ve bozulan müşteri ilişkileri nedeniyle işletmelere ciddi maddi zararlar verir. El terminalleri, barkod sistemleri ve doğru kurgulanmış bir yazılımla mal kabulden e-Faturaya kadar tüm adımları güvence altına alabilirsiniz.

İşletmenizin depo süreçlerini hatasız yönetmek, sayım farklarını bitirmek ve her bir ürünün hareket geçmişini saniyeler içinde görmek için Depo & Stok çözümümüzü inceleyebilir, operasyonlarınızı tek ekrandan kontrol etmeye başlayabilirsiniz.