POS Raporları ile Mağaza Performansı Ölçümü

Mağaza performansı, sistemden alınan pos raporları üzerinden işlem tutarlarının, fiziki kasa sayımının ve banka ekstrelerinin karşılaştırılmasıyla ölçülür. Bu raporlar, brüt satıştan iade ve iptalleri çıkararak gerçek net ciroyu, stok devir hızını ve ortalama sepet tutarını net biçimde ortaya koyar.

İşletmenizin günlük akışında kasaya giren paranın ne kadarının kâr, ne kadarının masraf veya iade olduğunu netleştireceksiniz. Kasa mutabakatında yaşanan eksikliklerin kaynağını bulmayı, saatlik yoğunluğa göre personel planlamayı ve fiziki satışlarla online kanalları doğru biçimde kıyaslamayı göreceksiniz.

POS cihazlarından ve sistemden çekilen veriler, kasanıza fiziki veya dijital yolla giren paranın kaynaklarını, zamanını ve kesintilerini gösterir. Bir işletmenin kasasından geçen toplam para miktarı, o işletmenin ne kadar kâr ettiğini tek başına açıklamaz. Satışın hangi saat dilimlerinde yoğunlaştığı, müşterilerin nakit mi yoksa kredi kartı mı tercih ettiği, iptal veya iade edilen ürünlerin toplam hacme oranı bu raporların satır aralarında gizlidir.

Günlük, haftalık veya aylık dökümler aldığınızda tüm işlemler listelenir. Bu listeler ERP veya muhasebe sistemlerine aktarılarak perakende ciro analizi süreçlerine dönüştürülür. Doğru kurgulanmış bir sistemde kasiyerin veya garsonun her dokunuşu, arka planda stok ve cari hesapları güncelleyerek yönetim ekranına yansır. İnternet kesilse bile kasa bilgisayarında saklanan veriler, bağlantı geldiğinde sırayla sunucuya aktarılır ve veri kaybı yaşanmaz.

Brüt ciro kasadan geçen toplam işlem tutarını, net ciro ise bu tutardan iade, iptal ve iskontolar düşüldükten sonra elde kalan gerçek geliri ifade eder. Sadece brüt tutara bakarak yapılan planlamalar, ay sonunda işletmeyi nakit sıkıntısına sokar.

Kasiyer satışı kapatır, fiş kesilir ancak müşteri birkaç dakika veya gün sonra ürünü iade eder. Eğer sisteminizde kısmi iade veya iptal işlemleri satıştan bağımsız bir gider gibi tutuluyorsa, gün sonunda kasanız fazla para göstermesine rağmen gerçekte o paraya sahip olmazsınız. Satışı fişten bulup tamamen ya da kısmen iade aldığınızda, stok geri girer ve kayıtlar tersine işlenir.

Yüzde veya tutar bazlı indirimler, brüt satışı yüksek gösterse de kâr marjını daraltır. Kampanya dönemlerinde satılan ürün adedi artsa da kasanıza giren net tutar aynı oranda artmayabilir. Yüzde, tutar, ürün veya kategori bazlı al-öde kampanyalarının maliyeti, gün sonu raporu alınırken net satıştan ayrı bir sütunda izlenmelidir.

İşletme sahibi ay sonunda banka hesabındaki paranın, POS gün sonu fişlerindeki toplam tutardan sürekli eksik olduğunu fark eder. Genellikle ilk akla gelen personel hatası veya suiistimalidir. Ancak sorun çoğunlukla iade, iptal ve kampanya indirimlerini düşmeden sadece brüt ciroyu takip etmektir.

Kasa raporunda iade ve iptaller düşülmeden sadece gün içi çekimler toplanmıştır. Düzeltmek için, POS yazılımında net satış filtresi kullanılmalı ve her iade faturası anında stoğa geri girerek tersine işlem olarak kaydedilmelidir. Nakit girişi ile satış tarihi aynı şey sanılmamalıdır; veresiye satışlar veya cari borç tahsilatları dönemsel olarak ayrıştırılmalıdır.

Kasa mutabakatı, sistemdeki beklenen nakit ve kredi kartı tahsilatıyla, kasada fiilen sayılan paranın ve banka ekstrelerinin kuruşu kuruşuna tutması işlemidir. Her kasiyer kasasını sayarak açar ve kapatır. Kapanan güne geriye dönük kayıt girilemez.

1. Kasiyer vardiya sonunda nakit parayı sayar ve sisteme girer.

2. Sistem, beklenen nakit ile sayılan nakit arasındaki farkı hesaplar.

3. Kredi kartı gün sonu (slip) alınarak cihazdaki toplam ile yazılımdaki kartlı tahsilat eşleştirilir.

4. Fazla veya noksan tutarlar ilgili cari veya gider hesaplarına işlenir.

Vardiya tesliminde kasiyerin sistemdeki toplam tutarı görmeden kasadaki parayı sayıp girmesi yöntemidir. Sistem, beklenen nakit hesabı ile girilen tutarı karşılaştırır. Merkeze ya da bankaya para teslimi kaydı yapıldığında, ara para çıkışları da bu hesaba dahil edilir.

Z raporu, mali hafızaya kaydedilen günlük satış özetidir. Perakende POS ekranından alınan gün sonu tutanağındaki satış, iade ve kasa farkı, yazar kasanın bastığı Z raporuyla birebir örtüşmelidir. Ödeme yöntemine göre günlük tahsilat dağılımı tek tutanakta toplanır.

Farklı bankaların komisyon oranları ve ertesi gün ya da 30 gün blokeli çalışma şartları vardır. POS terminalinden geçen işlem tutarı hemen ertesi gün hesabınıza geçmeyebilir. Farklı banka ve POS sağlayıcıların komisyon, taksit ve bloke sürelerini tek bir formatta birleştirmek gerekir.

Doğru bir analiz için toplam gelirin yanı sıra ortalama sepet tutarı, stok devir hızı ve saatlik müşteri yoğunluğu hesaplanmalıdır. Bu metrikler, işletmenin kaynaklarını nereye harcaması gerektiğini gösterir.

Net cironun o gün kesilen fiş veya sipariş sayısına bölünmesiyle bulunur. Müşterilerin her gelişte mağazanıza ne kadar para bıraktığını gösterir.

Örneğin; Konya'da iki şubeli bir fırının günlük net cirosu 60.000 TL, kesilen fiş sayısı 400 olsun. Basit yöntemle ortalama sepet tutarı 60.000 / 400 = 150 TL'dir. Ancak daha doğru yöntem, toptan satış faturalarını (örneğin civardaki kafelere verilen 20.000 TL'lik toplu siparişi) bu hesaptan çıkarmaktır. Perakende müşteri davranışını ölçmek istiyorsanız, toptan satışları çıkararak (40.000 TL / 399 fiş = 100 TL) gerçek perakende sepet ortalamasını bulursunuz.

Raftaki veya depodaki ürünün ne kadar sürede nakde döndüğünü gösterir. Restoran POS kullanan bir işletmede gıda maliyeti (food cost) ve fire oranı, reçeteden düşen malzemelerle fiziki sayım karşılaştırılarak hesaplanır. Hızlı mal girişi, sayım, fire ve zayi kaydı düzenli tutulduğunda israf kontrol altına alınır.

Farklı satış kanallarının performansını ölçmek için fiziki mağaza cirosu ile sanal POS üzerinden geçen e-ticaret işlemleri kanal bazlı ayrıştırılmalıdır. Bütün siparişler aynı ekrana düşse de arka planda gelir ve gider kalemleri farklıdır.

Yemeksepeti, Getir ve Trendyol siparişleri ek ürünle aynı panoya düşer. Ancak bu platformlardan gelen siparişler yüksek hacimli görünse de, komisyon ve kargo giderleri düşüldüğünde fiziki mağaza satışından daha düşük kâr bırakabilir. E-ticaret satışlarında pazaryeri komisyonları ve kargo gelir/giderleri POS raporlarında ayrı kalemler olarak sınıflandırılmalıdır.

Mesafeli satışlarda iade oranları mağazaya göre çok daha yüksektir. Pazaryerlerinden gelen yüksek iade oranları net ciroyu doğrudan düşürdüğü için iade tutarları ve kargo maliyetleri günlük takip edilmelidir.

Kasiyer veya garson bazlı işlem raporları, ekibinizin hızını, hata oranını ve çalışma saatlerine uyumunu gösterir. Kimin kasasında daha çok sayım farkı çıktığı veya iptal işlemi yapıldığı veritabanında tutulur.

Personel giriş-çıkışları Mobil ve Masaüstü Uygulamalar üzerinden işyeri konum alanı doğrulamasıyla yapıldığında, vardiya maliyetleri ile o vardiyanın ürettiği ciro doğrudan kıyaslanabilir. Garson vardiyasını uygulamadan açar, günlük satış ve bahşiş özetini görür. Bu sayede ciro, sipariş sayısı ve personel verimliliği tek bir hizada ölçülür.

Satışlarınızı brüt değil net ciro üzerinden okumak, kasa mutabakatını düzenli yapmak ve kanallar arası karlılığı ölçmek işletmenizin nakit akışını güvenceye alır. Rakamlarınızı doğru okumak için donanımların yazılımla tam uyumlu çalışması gerekir.

İhtiyacınıza uygun yapıyı kurmak, siparişten mutfağa, kasadan muhasebeye kadar tüm süreçleri tek ekrandan yönetmek için Endsan sistemlerini inceleyebilirsiniz. İşletmenizin hacmine uygun modeli belirlemek için Fiyatlar sayfasından paketleri değerlendirebilirsiniz.