PDKS ile puantaj: kart, telefon ve konum doğrulaması

Ay sonunda elle tutulan çizelgelerden puantaj çıkarmak hem zaman alır hem de tartışma yaratır. Kim kaçta geldi, hangi gün fazla mesai yapıldı, çıkışı unutulan gün ne olacak? Personel devam kontrol sistemi (PDKS), giriş-çıkışları anında ve tek bir yerde toplayarak bu soruları ay sonuna bırakmaz.

Bu yazıda iki yaygın yöntemi, sabit kart okuyucuyu ve telefonla konum doğrulamalı girişi karşılaştırıyor; okutmaların puantaja nasıl dönüştüğünü anlatıyoruz.

PDKS ve puantaj nedir?

PDKS, çalışanların işe giriş ve çıkış zamanlarını kaydeden sistemdir. Puantaj ise bu kayıtların vardiya planına göre değerlendirilmiş halidir: her gün için normal çalışma, fazla mesai, geç kalma, izin ve devamsızlık. Bordro puantajdan beslendiği için, puantajdaki bir hata doğrudan maaşa yansır.

Kart okuyucu: sabit giriş noktaları için

Fabrika, depo, mağaza ya da ofis gibi herkesin aynı kapıdan girdiği işyerlerinde en pratik yöntem kart okuyucudur. Çalışan kartını okutur, kayıt anında sunucuya gider.

Endsan PDKS'te internete bağlı RFID kart okuyucu her okutmayı anında gönderir. Kısa süre içinde art arda yapılan okutmalar yok sayılır. Bağlantı kesilirse cihazın biriktirdiği okutmalar, bağlantı geri geldiğinde kendi saatleriyle alınır. Cihazdan 10 dakika boyunca ses çıkmazsa çevrimdışı bildirimi gelir, cihaz yeniden bağlandığında yine haber verilir.

Telefonla giriş: sahada ve okuyucusu olmayan şubede

Personeliniz sahada çalışıyorsa, küçük şubelere dağılmışsa ya da her kapıya cihaz koymak istemiyorsanız, giriş-çıkış telefondan yapılabilir. Çalışan PDKS uygulamasını açar ve Giriş ya da Çıkış düğmesine dokunur. Telefonla girişin güvenilir olması ise konum doğrulamasına bağlıdır.

Konum doğrulaması nasıl çalışır?

Her şube için bir konum (enlem ve boylam) ve izin verilen bir yarıçap tanımlarsınız. Çalışan giriş yaptığında telefonun GPS konumu alınır ve şubeye uzaklığı hesaplanır. Uzaklık yarıçapın dışındaysa işlem kabul edilmez ve çalışana mesafe bilgisiyle birlikte uyarı gösterilir.

• Yarıçap şube başına 10 ile 5000 metre arasında ayarlanır.
• Şubesinin konumu tanımlı olmayan çalışan için firma merkezinin konumu kullanılır.
• Konum zorunluluğu açıkken konumsuz giriş kabul edilmez.
• Telefonda sahte konum uygulaması algılanırsa işlem reddedilir ve kayıt altına alınır.
• Son işlemin üzerinden 30 dakika geçmeden ikinci bir giriş ya da çıkış yapılamaz; yanlışlıkla yapılan çift dokunuşlar puantajı bozmaz.

Yarıçapı seçerken binanın içinde GPS hassasiyetinin düşebileceğini hesaba katın. Çok dar bir yarıçap, kapının önündeki çalışanın bile reddedilmesine yol açabilir; çok geniş bir yarıçap ise doğrulamayı anlamsız kılar. Önce makul bir değerle başlayıp ilk haftanın kayıtlarına göre ayarlamak iyi bir yöntemdir.

Hangi yöntemi seçmeli?

• Herkes aynı kapıdan giriyor ve kalabalık bir vardiya varsa: kart okuyucu. Okutma bir saniye sürer, kuyruk oluşmaz.
• Personel sahada, müşteride ya da küçük şubelere dağılmışsa: telefonla konum doğrulamalı giriş.
• İkisi bir arada: merkezde kart okuyucu, sahadaki ekip için telefon. İki yöntemin kayıtları aynı listeye yazılır.

Günlük giriş-çıkış ekranında her kişinin ilk girişi, son çıkışı, net süresi ve kaydın kaynağı, yani kart mı mobil mi olduğu görünür. Böylece hangi kaydın nereden geldiği her zaman bellidir.

Okutmadan puantaja

Ham giriş-çıkış saatleri tek başına puantaj değildir; vardiya planına göre değerlendirilmeleri gerekir. Endsan PDKS'te vardiyaları ve günlük puantaj kurallarını tanımlarsınız: gün dönüm saati, tolerans, mola süreleri, geç gelme ve erken çıkma kesintileri. Giriş ve çıkışlar bu plana göre değerlendirilir.

• Canlı puantaj: ayın başından bugüne normal çalışma, fazla mesai, kesintiler ve tahmini ödeme, ay sonunda kullanılacak hesapla aynı şekilde görünür.
• Uyarılar: devamsız olanlar, çıkışı okutmayanlar ve geç-erken gelenler ayrıca işaretlenir; eksik kayıt satırdan elle düzeltilebilir.
• Fazla çalışma: haftalık 45 saat üzerinden hesaplanır; yıllık 270 saat sınırına yaklaşıldığında ve aşıldığında uyarı verilir.
• Bordroya aktarım: dönem hesaplanıp kaydedildiğinde puantaj, maaş hesabına ve muhasebe açıksa bordro kaydına temel olur.

Kurulumda dikkat edilecekler

• Vardiya planlarını PDKS'yi açmadan önce tanımlayın; plan olmadan geç kalma ve fazla mesai doğru hesaplanamaz.
• İlk ay eski yöntemle paralel çalışıp farkları karşılaştırın.
• Çıkışı unutma gibi durumlar için kimin düzeltme yapacağını baştan belirleyin.
• Çalışanlara kısa bir tanıtım yapın: kart kaybolursa ne olacak, telefon konumu neden isteniyor.