Lot ve Parti Takibi Nedir? Üretimde Nasıl Uygulanır?

Lot ve parti takibi, ortak bir kaynaktan gelen veya aynı koşullarda üretilen malzeme grubunun tedarikten sevkiyata kadar dijital olarak izlenmesidir. Bu yöntem, üretim tarihi, kullanılan hammadde, üretim yeri ve depo hareketlerini kayıt altına alarak hatalı ürünlerin kaynağını noktasal olarak bulmayı sağlar.

İşletmenizde hammadde kabulünden başlayarak üretime sevk, kalite kontrol ve son kullanıcıya ulaştırma süreçlerinde izlenebilirlik zincirini kurma adımlarını inceliyoruz. Manuel yöntemlerin getirdiği riskleri, doğru etiketleme uygulamalarını ve sahada sık yapılan hataların önüne geçme yollarını somut örneklerle görebilirsiniz.

Lot numarası, aynı özelliklere sahip ürün grubunu tanımlayan ve üretimden tüketime kadar ürünün geçmişini gösteren benzersiz bir koddur. İşletmeler, tedarikçiden gelen hammaddeleri ya da kendi ürettikleri yarı mamulleri parti numaralarıyla sisteme kaydeder. Bu kayıt, malzemenin hangi tarihte, hangi tedarikçiden, hangi irsaliye ile geldiğini tek bir numara altında toplar.

Parti no takibi, üretim sırasında oluşabilecek bir kalite sorununun kaynağına inmek için yapılır. Bir şikayet geldiğinde tüm depoyu veya üretimi durdurmak yerine, sadece o lot numarasına sahip ürünler izole edilir. Bu sayede hem zaman kaybı önlenir hem de fire maliyetleri kontrol altında tutulur.

Bu iki kavram sahada sıkça birbirine karıştırılır. Ancak kullanım amaçları ve izledikleri ölçekler tamamen farklıdır. Doğru yöntemi seçmek, depo sayım fişi ve stok hareketlerinin doğruluğunu doğrudan etkiler.

• Lot Takibi: Aynı partideki ürünlerin topluca izlenmesini sağlar. Örneğin bir kazanda üretilen 500 litre boya veya bir top kumaş tek bir lot numarası alır.

• Seri Takibi: Her bir ürünün tekil ve benzersiz bir numarayla izlenmesini sağlar. Örneğin üretilen her bir cep telefonunun IMEI numarası veya bir beyaz eşyanın seri numarası bu kapsama girer.

Üretimde lot ve parti takibi, hammadde kabulünde etiketleme yapılarak başlar ve ürünün tüketiciye ulaşmasına kadar her aşamada sistem üzerinden eşleştirilerek yürütülür. Bu zincirin herhangi bir halkası koptuğunda, geriye dönük izlenebilirlik kaybolur.

Tedarikçiden gelen mal depoya indiğinde, irsaliye sisteme girilirken malzemeye benzersiz bir iç lot numarası atanır. Depo & Stok kayıtları bu numara üzerinden oluşturulur. Fiziksel etiketleme bu aşamada, mal henüz rafa kalkmadan yapılır. Etiket üzerinde malzemenin kodu, lot numarası ve giriş tarihi yer alır.

Üretim hattının talepleri depodan karşılanırken, malzeme çıkış fişi üzerinden ilgili lot numaraları seçilir. Tüketimler doğrudan bu partilerden düşülür. Atölyeye verilen malzeme, onaylı çıkış fişiyle stoktan düşerken, üretim emriyle hammadde lotları sistemde eşleştirilir.

Biten ürünler stok alanına alınırken yeni bir mamul lot numarası oluşturulur. Hangi hammadde partisinin hangi mamul partisine dönüştüğü reçete üzerinden eşleştirilir. Sevkiyat aşamasında, hangi lot numaralı ürünün hangi siparişe ve müşteriye gönderildiği kaydedilerek izlenebilirlik zinciri tamamlanır.

Lot bazlı takip, hatalı ürünlerin noktasal tespiti sayesinde tüm stoğu hurdaya ayırmak yerine yalnızca sorunlu partiyi bularak fire maliyetini doğrudan düşürür. Maliyet hesaplamaları bu parti numaraları üzerinden yapıldığında çok daha kesin sonuçlar verir.

Örneğin Bursa'da 12 kişilik bir tekstil atölyesi, aynı tedarikçiden 1.000 metre kumaş alıyor. Bu kumaşlar 500'er metrelik iki farklı lot (Parti A ve Parti B) olarak depoya giriyor. Üretim aşamasında Parti B'den kesilen tişörtlerde renk atma sorunu tespit ediliyor.

Burada maliyet hesaplarken iki farklı yöntem karşımıza çıkar. Basit yöntem, oluşan toplam fire maliyetini o ayki tüm üretime eşit bölmektir. Doğru yöntem ise, renk atma sorununun doğrudan Parti B'den kaynaklandığını belirleyip, fire maliyetini yalnızca o lotun üretimine yansıtmak ve tedarikçiye doğrudan o parti için iade faturası kesmektir.

Basit yöntem, standart ve hammadde kalite farkının az olduğu küçük üretimlerde işi hızlandırır. Doğru yöntem ise, kumaş, boya, kimya gibi lotlar arası farkların belirgin olduğu sektörlerde gerçek kârlılığı görmek ve tedarikçi bazlı sorunları çözmek için kullanılmalıdır.

İşletmelerin lot ve parti takibi süreçlerinde en sık düştüğü hata, mal kabul sırasında hız kazanmak amacıyla yazılım ekranlarında lot girişini zorunlu alan olmaktan çıkarmasıdır. Bu durum, başlarda zaman kazandırıyor gibi görünse de orta vadede tüm stok yapısını bozar.

Bu hatanın belirtisi doğrudan müşteri şikayetleri ve depo tutarsızlıklarıdır. Müşteriden "ürünlerin renk tonu farklı" veya "ambalaj hatalı" şikayeti gelir. İade faturası kesilir ancak depodaki hangi rafların sorunlu olduğu bilinemez. Depo sayım fişi kesildiğinde sistemdeki toplam miktar ile fiziki miktar tutar, ancak kalite tutmaz. Hatalı ürünlerin tespiti için tüm deponun tek tek incelenmesi gerekir.

Düzeltme adımı nettir: Sisteminizde lot alanını zorunlu hale getirin. Personeliniz irsaliye kaydını girerken bu alanı doldurmadan işlemi tamamlayamasın. Etiketlemeyi malı rafa dizerken değil, doğrudan kapıda irsaliye eşleşmesi yaparken bitirin.

FEFO (İlk Süresi Dolan İlk Çıkar) yöntemi, özellikle gıda ve kozmetik sektörlerinde lot numarası ile son kullanma tarihini (SKT) eşleştirerek tarihi yaklaşan ürünlerin öncelikli sevk edilmesini sağlar. Bu yöntem, rafta bekleyen ürünlerin bozulmasını engelleyerek fire oranlarını ciddi şekilde düşürür.

Depo personeli sevkiyat hazırlarken, sistem doğrudan SKT'si en yakın olan lot numarasını önerir. Eksiye düşecek çıkışlar engellenir. Manuel takiplerde sıkça karşılaşılan yeni tarihli ürünün önce gönderilmesi hatası sistem tarafından durdurulur.

Pazaryerlerinden gelen siparişlerde, kozmetik ve sağlık ürünleri için lot ve SKT bazlı çıkış kurallarına kesinlikle uyulmalıdır. Hatalı lot gönderimi, doğrudan mağaza puanının düşmesine ve iadelere yol açar. Farklı pazaryerlerinden gelen siparişler aynı kargo firmasıyla gidecekse gruplanarak tek seferde teslim edilebilir, ancak her ürünün çıkış fişinde lot numarası yer almalıdır.

Üretim hattı kapasitesine göre iş talep eden Kanban sistemleri, lot takibiyle birleştiğinde gereksiz ara stok oluşumunu engeller. Üretim istasyonları sadece ihtiyaç duydukları partiyi depodan çeker, böylece atölye içinde kaybolan veya hasar gören malzemelerin önüne geçilir.

Reçetelerin (BOM) sürümlenerek saklanması, geçmiş üretim maliyetlerinin ve lot içeriklerinin korunmasını sağlar. Bir reçete değiştiğinde, eski lotların hangi hammadde oranlarıyla üretildiği kaybolmaz. Hangi ürünün, hangi reçete sürümüyle ve hangi lot numaralı hammaddelerle üretildiği kalıcı olarak kayıt altına alınır.

Lot ve parti takibi, hammadde girişinden bitmiş ürün sevkiyatına kadar tüm süreçleri şeffaflaştırır. Manuel hataları ortadan kaldırarak işletmenizin kalite standartlarını korumasını ve fire maliyetlerini doğrudan kontrol altına almasını sağlar.

Deponuzdaki malzemelerin kaynağını anlık olarak izlemek ve üretim maliyetlerinizi gerçek verilerle hesaplamak için dijital altyapınızı güçlendirin. İşletmenizin tüm süreçlerini tek ekrandan yönetmek ve Endsan ile stok hareketlerinizi lot bazlı izlemek için erp çözümlerini inceleyerek ilk adımı atabilirsiniz.